In Infinity Finance gibt es zwei Möglichkeiten, wie du Beträge an Kunden gutschreiben kannst:
Gutschrift für bestehende Forderung verbuchen
Wenn du einem Kunden eine bestehende Forderung teils oder vollständig erstattest, empfehlen wir, die Forderung zu stornieren und eine Korrekturrechnung zu stellen. Auf der Stornorechnung ist dann die Gutschrift der ursprünglichen Forderung sichtbar.Buchhalterische Gutschrift manuell buchen
Wenn du bei einem Kunden eine Gutschrift einbuchen möchtest ohne Bezug auf eine spezifische Forderung, die gemindert wird, kannst du die Gutschrift manuell einbuchen. Dies eignet sich z.B. bei Überbezahlung.
In diesem Artikel sind beide Möglichkeiten erläutert.
Gutschrift für bestehende Forderung verbuchen
Um eine Gutschrift für eine bestehende Forderung zu erstellen, die teils erstattet oder gänzlich storniert werden soll, kannst du dies aus der Forderung erledigen.
Klicke dazu auf “Forderung stornieren“ innerhalb der Forderung, um die bestehende Forderung zu stornieren. Du kannst dann ein PDF der stornierten Forderung herunterladen (dies entspricht der Stornorechnung).
Damit wird der gestellte Rechnungsbetrag dem Kunden wieder gutgeschrieben und entsprechend als Forderung ausgebucht.
Korrigierte Rechnung erstellen
Du kannst danach die Forderung duplizieren, um daraus dann eine neue, korrigierte Forderung zu erstellen mit dem korrigierten Betrag. Falls du den gesamten Rechnungsbetrag gutschreibst und somit erstattest, ist dieser Schritt nicht notwendig.
Klicke dazu in der Seitenleiste auf “Duplizieren als“. Stelle dann deinem Kunden die Stornorechnung der ursprünglichen Forderung und die neue korrigierte Forderung zu.
Mit diesem Vorgehen wird im Hintergrund alles automatisch entsprechend verbucht.
Buchhalterische Gutschrift verbuchen
Um eine Gutschrift für einen Kunden zu verbuchen, die unabhängig von einer Forderung ist, verbuche diese manuell:
1. Konto für erhaltene Anzahlungen erstellen
Dies musst du in deiner Firma nur beim ersten Mal erledigen. Danach kannst du das erstellte Konto einfach wiederverwenden.
Falls du noch kein Konto für Anzahlungen erstellt hast:
Klicke auf dem Tab “Buchen“ auf das Vierpunktemenü links vom Kontonamen (z.B. Bank).
Klicke auf “Alle Konten“, um den Kontenplan zu öffnen.
Klicke auf “Mit Nummern eintragen“, um ein Konto per Kontonummer hinzuzufügen.
Füge ein Konto mit der Nummer 2030 und dem Namen “Erhaltene Anzahlungen“ hinzu:
2. Manuelle Buchung erstellen
Erstelle dann folgende manuelle Buchung:
Wechsle im Buchen-Tab zum Bankkonto, auf dem du die Gutschrift deines Kunden (z.B. Überbezahlung) erhalten hast.
Klicke auf “Neue Einnahme“
Erstelle eine Buchung für den Betrag, den du dem Kunden gutschreibst, mit dem Gegenkonto Erhaltene Anzahlungen, das du im vorherigen Schritt erstellt hast:
Falls es sich z.B. um eine Überzahlung einer Forderung handelt, stelle sicher, dass du nur die überbezahlte Differenz so verbuchst, und in der Forderung dann den eigentlichen Rechnungsbetrag als bezahlt markierst.
Gutschriftdokument
Es ist aktuell noch nicht möglich, direkt aus Infinity Finance ein Gutschriftdokument für deine Kunden zu generieren.
Dies wird künftig möglich sein – in der Zwischenzeit haben wir Mustervorlagen vorbereitet, um Dokumente für Gutschriften zu erstellen:
Einlösung der Gutschrift
Wenn die Gutschrift dann vom Kunden eingelöst wird, verwende bei der Zahlung einer Forderung dann das Konto Erhaltene Anzahlungen wieder – bis zum Betrag der Gutschrift:
Das Konto “Erhaltene Anzahlungen“ wird standardmässig im Dropdown für das Zahlungsmittel nicht gezeigt, kann aber durch Tippen gefunden werden.
Wenn du das Konto “Erhaltene Anzahlungen“ im Buchen-Tab öffnest (z.B. über die Suche oder über das Menü “Alle Konten“), siehst du, ob die Gutschriften und Verwendungen ausgeglichen sind.