Mit Infinity kannst du den Inhalt von Forderungen wie Offerten und QR-Rechnungen ganz einfach in einem visuellen Editor bearbeiten.
Inhalte auf einer spezifischen Forderung
Freitext
Auf Forderungen kannst du beliebigen Freitext im Einleitungs- und Schlusstext formulieren. Den Freitext kannst du bearbeiten, indem du innerhalb der Forderung einfach in den Text klickst und zu schreiben beginnst.
Rechnungspositionen
Innerhalb einer Position kannst du zudem folgende Inhalte einfügen:
Menge
Einheit
Beschreibung
MWST (automatisch berechnet)
Einzelpreis
Gesamtpreis
Artikelnummer
Wie du die Spalten für eine Position anpasst, kannst du im Artikel «Spalten in Forderungen und Offerten anpassen» nachlesen.
Um diese Inhalte zu bearbeiten, kannst du ähnlich wie beim Freitext in die jeweilige Spalte in der Position klicken und den Text ändern.
Du kannst Infinity Rechnungs- und Offertentexte für dich schreiben lassen, indem du am unteren Rand auf “Instant Fill“ klickst und dann beschreibst, welche Art von Forderung du erstellen möchtest. Mögliche Beispiele:
Projekt Redesign Website mit WordPress für Complex GmbH
Design Marketingbroschüre für Event DIN A4 3-seitig
IT-Beratung für Cybersecurity-Audit
Aufzählungen
Um Aufzählungspunkte zu ergänzen, klicke auf “Aufzählung einfügen“ in der Toolbar, die am unteren Bildschirmrand erscheint, wenn du eine Position markiert hast:
Rabattpositionen
Rabatte können über die Seitenleiste am rechten Rand in die Forderung eingefügt werden, indem du auf “Neuer Rabatt“ klickst. Du kannst den Rabatt entweder über einen Fixbetrag oder prozentual eingeben – um dies zu ändern, aktiviere das Kontrollkästchen “In Prozent“, das erscheint, wenn die Rabattposition markiert ist.
Prozentuale Rabatt werden auf den gesamten Rechnungsbetrag angewendet. Du kannst jedoch mehrere Fixbetragrabatte zwischen Positionen in die Rechnung einfügen, um Rabatte auf individuelle Posten zu vergeben.
Es ist nicht möglich, den Text “Rabatt“ bei dieser Position zu ändern – falls du dies wünschst, empfehlen wir stattdessen eine Negativposition zu erstellen.
Negativpositionen
Um eine Negativposition zu erstellen (eine normale Produktposition, die aber den Betrag der Forderung mindert, da ihr Betrag negativ ist), folge diesen Schritten:
Füge eine neue Position hinzu, indem du in der Seitenleiste auf “Neue Position“ klickst.
Fülle die Position aus und versehe sie mit dem gewünschten Betrag, aber noch ohne Minuszeichen.
Nach dem Ausfüllen des Betrags kannst du vor der eingegebenen Zahl des Betrags hineinklicken und ein Minuszeichen (-) einfügen, um die Position zu einer Negativposition umzuwandeln.
Mit der Negativposition kannst du auch einen Freitext hinterlegen, ähnlich wie bei normalen Produktpositionen.
Rechungsnummern
Um die Offerten- oder Rechnungsnummern auf einer Forderung darzustellen, musst du diese in der Vorlage aktivieren (siehe unten).
Es gibt aktuell keine spezifischen Felder für Auftragsnummern, Kundennummer, PO-Nummer, Ansprechperson, o.ä. Wir empfehlen momentan, diese Informationen im Freitext zu ergänzen.
Inhalte in der Vorlage für alle Forderungen
Folgende Inhalte kannst du in der Vorlage bearbeiten. Änderungen an diesen Inhalten werden dann auf allen Forderungen und Offerten dargestellt.
Um die Dokumentvorlage zu ändern, wechsle in der Navigation zu “Einstellungen“ > “Dokumentdesign“.
Absender
Du kannst einen Absendernamen, eine Adresse und beliebigen Zusatztext unter dem Absender hinterlegen. Die Adresse ist aktuell auf eine Adresszeile beschränkt.
Stelle sicher, dass du beim Absendernamen deinen offiziellen Firmennamen – oder wenn du ohne Firma selbstständig bist, deinen eigenen Namen – aufführst, da dies auf Schweizer Rechnungen Pflicht ist.
Im zusätzlichen Text kannst du beliebige weitere Angaben wie Webseite, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Slogan, etc. auf mehreren Zeilen ergänzen.
Eigenen Absenderblock verwenden
Falls du den Absender ganz anders darstellen möchtest oder dir die Anpassungsmöglichkeiten zu eingeschränkt sind, kannst du unter “Elemente“ den Absenderblock ganz deaktivieren und ein PDF-Hintergrund für die erste Seite hochladen, welche den Absender nach eigenen Formatwünschen beinhaltet. Dies ist möglich mit Infinity Pro oder höher.
Standardtexte
Unter Standardtexte kannst du einen Eröffnungs- und Schlusstext, der standardmässig in neuen Dokumenten verwendet wird, einsetzen. Diese Texte kannst du für Forderungen und Offerten individuell wählen.
Es ist immer noch möglich, in einer Forderung oder Offerte den Eröffnungs- und Schlusstext individuell zu überschreiben. Eine Änderung an den Standardtexten hat keinen Einfluss auf vergangene Dokumente.
Fortlaufende Nummerierung
Um Rechnungs- oder Offertennummern auf deinen Dokumenten auszuweisen, kannst du unter “Elemente“ die Optionen “Rechnungsnummer“ und/oder “Offertennummer“ aktivieren. Diese Option gilt für alle neu erstellten Rechnungen oder Offerten.
Bei Bedarf kannst du auch die Anfangszahl der Nummerierung anpassen, falls du beispielsweise in einer früheren Software schon eine gewisse Anzahl Rechnungen gestellt hast.
Fusszeile
Es ist nicht direkt möglich, Text für eine Fusszeile in der Vorlage zu hinterlegen. Du kannst jedoch mit Infinity Pro oder höher einen PDF-Hintergrund unter “Aussehen“ hochladen, welcher in der Fusszeile den gewünschten Text und das gewünschte Fusszeilenlayout umfasst.